Guide de démarrage

1. Créer le compte de l’établissement

Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail. Vous recevez un message de vérification : cliquez sur le lien, et votre établissement est créé avec 30 jours d’essai.

Le compte du directeur est le seul à se créer par e-mail. Tous les autres — enseignants, secrétariat, parents — s’ouvrent depuis l’application, par numéro de téléphone.

2. Suivre la liste de mise en route

Votre tableau de bord affiche sept étapes en tête de page. Elles ne se cochent pas quand vous visitez un écran : elles se cochent quand la donnée existe réellement. Le panneau disparaît de lui-même une fois les sept faites.

L’ordre proposé est celui des dépendances : chaque étape a besoin de la précédente. Rien n’est bloqué pour autant — vous pouvez saisir vos élèves avant vos matières, c’est simplement plus long.

• Identité de l’établissement : nom, ville, téléphone, logo. La ville s’imprime sur chaque certificat (« Fait à …, le … »).
• Année scolaire et trimestres : les bornes de dates. Elles déterminent dans quel trimestre tombe chaque note et chaque absence.
• Barème de frais : le montant annuel par niveau. Sans lui, aucun suivi de scolarité n’est possible et l’application affiche « — » plutôt qu’un faux zéro.
• Matières et coefficients : les coefficients se règlent par cycle, pas par classe. Un coefficient à 0 signifie « non enseignée à ce cycle » et sort du calcul de moyenne.
• Classes : une classe appartient à une année scolaire.
• Enseignants : leur fiche d’abord ; leur accès de connexion vient ensuite, quand vous le décidez.
• Élèves : un par un, ou par import d’un fichier CSV.

3. Importer une liste d’élèves

Depuis l’écran Élèves, l’import accepte un fichier CSV. Cinq colonnes suffisent (nom, prénom, sexe, classe, tuteur) ; jusqu’à dix-sept sont reconnues si vous les avez — date et lieu de naissance, filiation, école précédente, date d’entrée.

Les dates s’écrivent JOUR d’abord : « 05/03/2010 » est le 5 mars. Une cellule illisible est laissée vide plutôt que devinée, et une date impossible est refusée au lieu d’être décalée en silence.

Aucune colonne de santé : cette information se recueille au guichet, en présence de la famille, pas dans un tableur qui circule par courriel.

4. Ce qui marche sans internet

Sahilley École est conçu pour fonctionner hors ligne. Installez l’application depuis votre navigateur (bouton « Installer »), connectez-vous une fois, et tout le travail de terrain continue sans réseau : appel, notes, inscriptions, encaissements, impression des bulletins et des certificats.

Vos saisies s’accumulent dans une file d’attente et partent seules dès que la connexion revient. L’écran Synchronisation vous dit ce qui reste à envoyer.

• Fonctionnent hors ligne : appel, notes, appréciations, discipline, inscriptions, versements, décisions de passage, impression de tous les documents.
• Exigent une connexion : ouvrir un accès (enseignant, parent, collègue), réinitialiser un mot de passe, envoyer une photo, télécharger l’export de vos données.
• Un appareil partagé doit être déconnecté après usage : la copie locale est effacée à la déconnexion.

5. Ouvrir les accès de vos enseignants

Depuis l’écran Enseignants, le menu d’une fiche propose « Ouvrir un accès ». Vous saisissez son numéro, l’application affiche un mot de passe temporaire du type KAHM-7RTP-9XQD, et vous le lui dictez. Ce mot de passe ne s’affiche qu’une fois : s’il se perd, réinitialisez-le depuis la même fiche.

L’enseignant ne voit que ses classes et ses matières. Il fait l’appel dans les classes où l’emploi du temps le place, il note dans les matières qu’il enseigne, et il ne voit ni les frais de scolarité ni les versements.

Le professeur principal, lui, tient le registre de sa classe tous les jours, y compris ceux où il n’y enseigne pas, et il peut imprimer les bulletins de sa classe.

6. Le portail des parents

Le compte du parent s’ouvre tout seul à l’inscription de l’enfant, à partir du numéro de téléphone du tuteur que vous venez de saisir. Son mot de passe initial est le matricule de l’enfant — celui qui figure sur le bulletin —, et l’application lui demande de le changer à sa première connexion.

Les frères et sœurs se regroupent automatiquement sur le numéro du tuteur : une seule connexion pour toute la fratrie.

Le parent consulte les notes, le rang, les absences, la scolarité et les annonces. Il ne peut rien modifier. L’accès se révoque à tout moment depuis l’écran Parents, et la révocation déconnecte immédiatement le téléphone.

7. La scolarité et les échéances

Le barème fixe le montant annuel par niveau. Ce total reste la vérité comptable ; le rythme (annuel, trimestriel ou mensuel) ne fait que le découper en tranches.

Au guichet, la modale d’encaissement propose la première tranche non soldée avec son montant. Un parent qui donne « ce qu’il a » se saisit en versement libre : la somme compte dans le total sans être affectée à une tranche.

Chaque encaissement produit un reçu imprimable. Le reçu est une photographie : ses montants sont figés au moment du paiement, et une réimpression six mois plus tard dit exactement la même chose que l’original.

Une bourse ou un tarif réduit se pose sur l’inscription de l’année, pas sur l’enfant : elle ne le suit donc pas jusqu’en Terminale.

8. Notes, bulletins et conseil de classe

Une évaluation et ses notes s’enregistrent en une seule fois. Une absence n’est pas un zéro : l’élève sort simplement du calcul.

Les bulletins s’impriment depuis l’écran Notes, par classe et par trimestre. Le « PDF » est la boîte d’impression de votre navigateur : choisissez « Enregistrer au format PDF ». C’est volontaire — cela fonctionne hors ligne, sort une A4 exacte, et ne télécharge rien.

Vous pouvez verrouiller un trimestre une fois les bulletins distribués : les enseignants ne peuvent plus y saisir de notes, la direction si.

L’apparence du bulletin se règle dans Paramètres : couleur, place du logo, en-tête officiel de votre établissement, et dix-neuf blocs à afficher ou masquer.

9. La fin d’année

Au 3e trimestre, l’écran Notes ouvre deux écrans supplémentaires. Le conseil de classe propose une décision par élève (admis, redouble, exclu) que vous validez — rien n’est jamais pré-coché. Le bilan produit les taux de réussite et le palmarès, sur une feuille imprimable pour l’inspection.

Ensuite : créez l’année suivante, lancez la montée des classes, puis réinscrivez élève par élève au guichet. La montée ne fait que préparer — elle n’inscrit personne et ne défait jamais une réinscription déjà confirmée, vous pouvez donc la relancer après avoir corrigé une correspondance.

10. Les documents que vous délivrez

Certificat de scolarité, certificat de transfert, attestation de niveau, engagement des parents, attestation de mérite, attestation de travail pour un enseignant. Ils se génèrent depuis l’écran Documents ou depuis la fiche de la personne, en français, en arabe, ou les deux sur la même feuille.

Chaque document délivré laisse une trace dans les archives, avec les faits tels que le papier les porte. Réimprimer un certificat six mois plus tard redonne donc exactement ce qui a été signé, et non les données d’aujourd’hui.

Une mention dont la donnée manque disparaît du papier au lieu de s’imprimer avec un tiret : un certificat qui annoncerait « né(e) le — à — » ferait douter du document entier.

11. Votre équipe

L’onglet Équipe des paramètres ouvre un accès à votre censeur, votre secrétaire ou votre comptable, par numéro de téléphone comme pour les enseignants.

Deux colonnes à ne pas confondre : la FONCTION dit qui est la personne (proviseur, censeur, secrétaire…) ; le RÔLE dit ce qu’elle a le droit de faire. Seul le rôle fait autorité.

12. Vos données vous appartiennent

Après l’essai de 30 jours, vous disposez encore de 15 jours pendant lesquels la consultation reste ouverte : rien n’est effacé ni pris en otage, seules les nouvelles saisies sont bloquées.

À tout moment, Paramètres › Mes données › Télécharger vous rend un fichier unique avec élèves, notes, présences, discipline, scolarité et documents délivrés. Y compris après la fin d’un abonnement.

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